Términos y Condiciones de Servicio B2B y Acuerdo DPA
Condiciones contractuales de suscripción SaaS, cláusulas de exención y limitación de responsabilidad, régimen de uso de Kiosco/IA y Contrato de Encargado del Tratamiento (Art. 28 RGPD).
El presente contrato regula el uso profesional de SekiaHR por parte de la Empresa Cliente. SekiaHR proporciona una herramienta tecnológica «TAL CUAL» (AS IS) y NO presta asesoramiento jurídico, laboral ni fiscal. Incluye de forma integrada y vinculante el Contrato de Encargado del Tratamiento (DPA Art. 28 RGPD).
1. Naturaleza del Servicio SaaS, Ausencia de Asesoría y Registro de Aceptación
SekiaHR concede a la Empresa Cliente una licencia de uso de software como servicio (SaaS B2B) destinada exclusivamente a la gestión interna de recursos humanos. La relación entre las partes es estrictamente mercantil e independiente, sin que exista vínculo laboral, de co-empleador ni de asesoría jurídica entre SekiaHR y los trabajadores de la Empresa Cliente.
⚖️ Provisión Tecnológica «AS IS» (Tal Cual): El software se proporciona como herramienta de apoyo informático. Aunque SekiaHR aplica los más altos estándares de disponibilidad, seguridad e ingeniería, no garantiza que la configuración realizada por la Empresa Cliente se adapte automáticamente a las particularidades de cada convenio colectivo o criterio inspector sin la debida parametrización y supervisión del Cliente.
🛡️ Escudo de No Asesoría Laboral ni Gestoría: SekiaHR NO es un despacho de abogados laboralistas, graduado social ni gestoría administrativa. Los cálculos del simulador de finiquitos e indemnizaciones, las alertas de jornada, los cuadrantes sugeridos por IA y la extracción OCR de gastos tienen carácter meramente orientativo y auxiliar. La Empresa Cliente asume en exclusiva la obligación de verificar todos los datos y cálculos con su asesoría laboral o legal antes de adoptar decisiones con efectos jurídicos o económicos sobre sus trabajadores.
Versión Vigente, Registro Probatorio de Aceptación (Timestamp + IP) y Prevalencia
De conformidad con el Art. 23 de la LSSI-CE y el Reglamento eIDAS (UE 910/2014), la aceptación electrónica de estos Términos y del Anexo DPA durante el alta en /registro o ante actualizaciones relevantes queda registrada de forma inmutable en nuestros servidores con fecha y hora exacta (timestamp UTC), identificador de versión del texto legal y dirección IP del aceptante, constituyendo prueba documental plena entre las partes.
2. Responsabilidades del Cliente, Indemnidad, Kiosco, Ciclo de Facturación y Tope de Responsabilidad
Responsabilidad Exclusiva de Parametrización y Cumplimiento Laboral del Cliente
La Empresa Cliente es la única y exclusiva responsable de: (a) la veracidad y licitud de los datos de empleados introducidos; (b) la correcta configuración de calendarios laborales, turnos, pausas y convenios colectivos; (c) el cumplimiento de sus obligaciones ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), la TGSS y la Agencia Tributaria; y (d) la custodia de credenciales de administración.
Cláusula de Indemnidad Expresa y Deber de Información Previa al Trabajador (Art. 90.2 LOPDGDD y Art. 20.3 ET)
La Empresa Cliente se obliga a informar previamente y por escrito a sus trabajadores y, en su caso, a la representación legal de los trabajadores, sobre la implantación del sistema de registro horario, el uso de terminales Kiosco y la captura puntual de geolocalización conforme al artículo 90.2 de la LOPDGDD y al artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores. La Empresa Cliente mantendrá plenamente indemne a SekiaHR (asumiendo cualesquiera sanciones, indemnizaciones, daños y costas procesales) frente a cualquier reclamación judicial o administrativa derivada del incumplimiento de dicho deber de información previa, de configuraciones ilícitas o de instrucciones contrarias a Derecho.
Modo Kiosco (Terminal Compartido) y Fichaje Offline con Sincronización Diferida
Cuando la Empresa Cliente habilite el Modo Kiosco (/kiosk) en tablets o terminales compartidos en el centro de trabajo, o cuando los empleados utilicen funciones de fichaje sin conexión (offline) con sincronización diferida al recuperar cobertura, será responsabilidad exclusiva de la Empresa Cliente garantizar la ubicación física segura del dispositivo compartido, impedir la visualización de códigos PIN por terceros y auditar las marcas horarias sincronizadas en diferido.
Suscripción, Upgrades/Downgrades, Preaviso de 30 Días y Cancelación vs. Eliminación Irreversible
Las mejoras de plan (Upgrades) se aplican de inmediato con prorrateo automático; las reducciones de plan (Downgrades) surten efecto al inicio del siguiente ciclo de facturación. Cualquier modificación de tarifas o cambio sustancial de estos Términos será notificada con al menos treinta (30) días naturales de antelación. Los importes de periodos ya facturados no son reembolsables salvo error de cobro imputable a SekiaHR o norma imperativa. Al cancelar la suscripción, el Cliente conserva acceso de lectura y exportación hasta finalizar el ciclo más 30 días adicionales. Si el Cliente solicita la eliminación definitiva de la cuenta, advierte y acepta que el borrado es irreversible, debiendo exportar previamente sus registros de jornada de los últimos 4 años (RDL 8/2019) para cumplir su deber legal de custodia.
Límite Cuantitativo Máximo de Responsabilidad (Liability Cap 12 Meses) y Salvedad Legal
💰 Salvo en supuestos de dolo o culpa grave conforme al artículo 1102 del Código Civil y al régimen del artículo 82 del RGPD, la responsabilidad civil, contractual o extracontractual máxima y agregada de SekiaHR frente a la Empresa Cliente por todo concepto derivado del uso o indisponibilidad del servicio quedará estrictamente limitada al importe total efectivamente abonado por la Empresa Cliente a SekiaHR en los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho causante.
Exclusión de Daños Indirectos y de Sanciones Administrativas de Inspección
En ningún caso responderá SekiaHR por lucro cesante, pérdida de oportunidad de negocio, daños indirectos o consecuenciales, ni asumirá el pago de actas de infracción, recargos o sanciones impuestas a la Empresa Cliente por la Inspección de Trabajo (LISOS), la AEPD o la Administración Tributaria derivadas de la falta de fichaje de sus empleados, retrasos, ausencias de preaviso o parametrizaciones erróneas.
3. Anexo Vinculante: Contrato de Encargado del Tratamiento (DPA — Art. 28 RGPD)
El presente apartado constituye un Contrato de Encargo del Tratamiento jurídicamente vinculante conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y al artículo 33 de la LOPDGDD, rigiendo automáticamente desde el alta de la Empresa Cliente:
Objeto, Duración e Instrucciones Documentadas (Art. 28.3.a RGPD)
Roles y Alcance: La Empresa Cliente es el Responsable del Tratamiento y SekiaHR actúa como Encargado del Tratamiento respecto a los datos de recursos humanos alojados en el espacio del Cliente. SekiaHR tratará los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente (reflejadas en su configuración de la plataforma) y durante la vigencia de la suscripción.
Medidas Técnicas y Organizativas de Seguridad (Art. 32 RGPD)
Seguridad por Diseño: SekiaHR aplica cifrado TLS 1.3 en tránsito y AES-256 en reposo, aislamiento lógico estricto por tenant (companyId), control de acceso basado en roles (RBAC), contraseñas con hash criptográfico robusto, copias de seguridad diarias cifradas y servidores de inferencia OCR locales dentro de la Unión Europea sin transferencia a terceros.
Categorías Especiales de Datos (Art. 9.2.b RGPD — Bajas Médicas y Auditoría Documental)
Datos de Salud Laboral: Cuando el tratamiento incluya partes médicos de baja/alta o justificantes de ausencia con datos de salud amparados en el Art. 9.2.b RGPD, SekiaHR garantiza almacenamiento segregado con permisos restringidos a RR. HH. y registro inmutable de auditoría (actor, fecha/hora e IP) en cada subida, consulta, descarga o borrado.
Notificación de Brechas de Seguridad (Art. 33 RGPD)
Gestión de Incidentes: En caso de violación de la seguridad de los datos personales que afecte a los activos de la Empresa Cliente, SekiaHR lo notificará sin dilación indebida y, en todo caso, en un plazo máximo de 48 horas desde que tenga constancia, aportando la información técnica necesaria para que el Cliente pueda cumplir sus obligaciones ante la AEPD.
Subencargados e Infraestructura Soberana Europea (Art. 28.2 y 28.4 RGPD)
Soberanía en la UE: SekiaHR aloja sus bases de datos (PostgreSQL), almacenamiento documental (MinIO S3), motor de correo (BillionMail) y motor de IA OCR en infraestructura europea dedicada. Cualquier alta o sustitución de subencargados de infraestructura será comunicada con antelación permitiendo a la Empresa Cliente formular oposición motivada.
Deber de Asistencia, Auditoría y Destrucción o Devolución al Término (Art. 28.3.e-h RGPD)
Portabilidad y Borrado Certificado: SekiaHR asiste técnicamente al Cliente en la respuesta a ejercicios de derechos ARCO-POL y pone a su disposición herramientas de exportación íntegra (CSV/PDF). Finalizado el contrato y el plazo de exportación de 30 días, SekiaHR suprimirá los datos de producción y purgará las copias de seguridad cifradas en un máximo de 60 días, salvo obligación legal de bloqueo.
4. Ley Aplicable, Fuero B2B y Salvaguarda de Cláusulas
Este contrato se interpreta y ejecuta conforme a la legislación española. Si alguna cláusula fuese declarada nula o ineficaz, las restantes mantendrán su plena validez (principio de conservación del negocio jurídico). Para cualquier litigio derivado del presente contrato B2B, las partes se someten con renuncia a cualquier otro fuero a los Juzgados y Tribunales del domicilio de SekiaHR en España.
Para consultas contractuales o solicitar copia firmada del DPA, escriba a legal@sekiahr.com.
Versión v2.0 · Última actualización: octubre de 2026